09. 엑셀[Excel] 인쇄 낭비 없이 잘하는 법!

09. 엑셀[Excel] 인쇄 낭비 없이 잘하는 법!

 

 

안녕하세요. 엑셀 내공 20년 차 직장인 "껌블유"입니다.

 

엑셀[Excel] 프로그램으로 업무나 작업을 하게 되면 인쇄는 꼭 중요하게 쓰이는데요. 아무 생각 없이 프린트를 날렸다가 종이만 낭비하는 일이 간혹 생기셔서 많이 당황하신 적이 있으시지요? 그래서 준비해 보았습니다. 오늘 포스팅의 주제는 인쇄를 낭비 없이 아주 예쁘게 잘할 수 있는 방법입니다.

 

바로 인쇄 미리 보기 및 인쇄를 매번 이용해주는 방법입니다. 먼저 도구 모음으로 꺼내 두고 빠르게 사용하기 위해 추가를 해 보겠습니다. 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정(작업표시줄 작은 활성화 화살표)을 눌러 인쇄 미리 보기 및 인쇄를 체크하여 빠른 실행 도구 모음으로 꺼내 줍니다.

 

어떠한 문서를 인쇄하기 전에는 늘 미리 보기를 습관화하여 확인이 완성된 후에 인쇄를 눌러주셔야 여러 번 번거로운 작업을 하지 않아도 되고, 종이 낭비도 줄일 수 있어서 효율적입니다.

 

만약 빠른 실행 도구 모음을 이용하지 않으실 분이면, 메뉴 바에 보이시는 맨 왼쪽 파일 탭 ▶ 인쇄를 눌러 미리 보기 하실 수도 있습니다.

 

빠른 실행 도구 모음을 이용하여 해당 문서를 인쇄 미리 보기 해 봅니다. 

 

예시 문서를 미리 보기 한 모습에서, 설정된 A4용지에 범위가 한참 벗어나 여러 장으로 미리 보기 되는 상황이 보입니다.

 

이럴 경우, 설정을 잘 선택해 주셔야 합니다.

 

먼저, 인쇄할 부분에 대해 활성 시트를 인쇄할 것인지 아니면, 선택된 범위만을 인쇄할 것인지 선택을 해줄 수 있습니다. 대부분 활성 시트 인쇄로 인쇄 하지만, 필요에 따라 선택된 내용만 인쇄해야 하는 경우가 있으므로, 선택 영역 인쇄 메뉴를 알아두시면 활용도가 높습니다.

다음은 세로, 가로 방향, 용지 설정, 여백 등은 편의에 따라 조정 가능하며, 현재 설정된 용지를 설정해 주는 부분을 잘 알아두시면 좋습니다.

한 페이지에 시트 맞추기를 이용하거나, 한 페이지에 열 맞추기나 행 맞추기를 선택하여 조정이 가능하니 필요에 따라 조정 맞춤으로 인쇄하시면 좋습니다.

 

인쇄 미리 보기 아랫부분에 있는 페이지 설정을 눌러 용지 방향(세로/가로), 배율 조정(확대/축소/맞춤), 여백 조절, 머리글/바닥글(페이지 넘버 등)을 입력할 수 있습니다. 

또한, 위 예시 파일과 같이 제목 줄이 있는 문서를 인쇄할 경우 제목 줄을 페이지가 넘어갈 때마다 계속 보이게 할 수 있는 방법도 있는데요. 반복할 행의 범위를 지정해 주어 여러 장을 인쇄하더라도 반복할 행이 계속 나타나게 할 수 있습니다.

엑셀 메뉴 바에 페이지 레이아웃 탭 ▶ 활성화 화살표를 눌러 페이지 설정 창을 활성화시켜 줍니다.

시트 탭에 보이는 인쇄 영역도 지정이 가능하고, 인쇄 제목에 반복할 행 또는 열의 범위를 지정하여 인쇄되는 용지마다 반복할 행이 나타남을 확인할 수 있습니다.

페이지의 순서도 행 또는 열 우선으로 선택 지정이 가능하며, 이 모든 설정이 완료된 이후에는 미리 보기를 하여 실수가 생기지 않도록 하는 게 좋습니다.

반복할 행은 인쇄 미리 보기 페이지 설정 창에서는 활성화되지 않기 때문에 꼭 문서상 메뉴바에서 페이지 레이아웃 탭에서 설정해 주셔야 합니다. 

 

 

쉽게 페이지 설정을 할 수 있는 방법도 있습니다.

바로 메뉴바에 보기 탭 ▶ 페이지 나누기 미리 보기 메뉴입니다.

페이지 나누기 미리 보기 메뉴는 인쇄 영역을 굵은 파란 라인은 인쇄할 영역이고, 점선으로 표현된 라인은 페이지 경계라인으로 생각하시면 됩니다.

이 선들은 눌러서 드래그가 가능하여, 페이지 안에 들어갈 내용들을 확인 후에 수동으로 나누기가 가능하여 짧은 시간 안에 조절이 가능한 방법이니 알아두시면 편리합니다.

 

만약 페이지 나누기 미리 보기 메뉴를 이용하여 파란 라인을 드래그하여 인쇄 영역을 설정하다 보면, 잘못 지정하여 원래대로 설정하고 싶으실 경우가 생기는데, 그럴 경우에는 페이지 레이아웃 탭 ▶ 페이지 설정, 또는 인쇄 미리 보기 하여 페이지 설정 ▶ 페이지 ▶ 확대/축소 배율을 100%으로 설정하시면 원래대로 되돌아오니 참고해주시면 좋습니다.

 

오늘 포스팅으로 인쇄 낭비 없이 잘하는 법을 다루어보았는데요.

인쇄를 빠른 인쇄의 빠른 도구 모음으로 설정하여 편하게 하실 수도 있지만, 꼭 미리 보기 하여 실수 없는 인쇄하기를 권장드립니다.