매입·매출 전표 입력 흐름 한 번에 이해하기

경리 업무에서 가장 중요한데, 가장 헷갈리는 것이 바로 매입·매출 전표 입력입니다.

경리 업무를 처음 맡으면 “전표는 어떻게 끊어야 하지?”, “매입이 먼저인지, 매출이 먼저인지”, “계정과목을 이렇게 넣는 게 맞나?”라는 고민이 계속 생깁니다.

전표 입력은 단순히 숫자를 입력하는 작업이 아닙니다. 거래의 흐름을 이해하지 못하면 전표는 계속 틀어지고, 월말 결산이나 부가세 신고 시점에서 문제가 한꺼번에 터지게 됩니다.

이 글에서는 매입·매출 전표를 입력할 때 어떤 순서로 생각하고, 어떤 흐름으로 처리해야 하는지를 경리 초보도 한 번에 이해할 수 있도록 정리해드립니다.

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1. 전표 입력의 기본 개념부터 정리하기

전표는 회사에서 발생한 모든 거래를 기록하는 회계의 기본 단위입니다. 매입이든 매출이든, 결국 전표는 “돈의 흐름”을 기록하는 도구입니다.

전표를 입력할 때 가장 먼저 해야 할 일은 이 거래가 돈이 들어오는 거래인지, 나가는 거래인지를 판단하는 것입니다.

매출 전표는 회사에 돈이 들어오는 거래이고, 매입 전표는 회사에서 돈이 나가는 거래입니다. 이 기준만 명확히 잡아도 전표 입력의 절반은 이해한 셈입니다.

경리 초보가 전표를 어려워하는 이유는 이 기본 흐름을 숫자부터 입력하려고 하기 때문입니다.

2. 매출 전표 입력 흐름 이해하기

매출 전표는 “회사에서 무엇을 팔았는가”를 기록하는 전표입니다. 이때 핵심은 매출 발생 시점과 대금 회수 여부를 구분하는 것입니다.

예를 들어 거래처에 물건을 납품했지만 아직 돈을 받지 않았다면, 매출은 발생했지만 외상매출금이 남아 있는 상태입니다.

이 경우 전표 흐름은 매출 발생 → 매출 계정 증가 → 외상매출금 증가 라는 구조로 이해하면 됩니다.

반대로 현금이나 카드로 바로 결제받았다면 외상매출금 대신 현금 또는 예금 계정이 사용됩니다.

즉 매출 전표 입력 시에는 매출이 발생했는지 → 돈을 받았는지를 순서대로 생각하는 것이 중요합니다.

3. 매입 전표 입력 흐름 이해하기

매입 전표는 회사가 물건이나 서비스를 구매한 거래를 기록합니다. 이때도 매출과 마찬가지로 대금 지급 여부가 핵심입니다.

거래처로부터 물건을 먼저 받고 아직 돈을 지급하지 않았다면, 비용은 발생했지만 미지급금이 남아 있는 상태입니다.

이 경우 전표 흐름은 매입 발생 → 비용 또는 자산 증가 → 미지급금 증가 라는 구조로 정리할 수 있습니다.

만약 현금이나 카드로 즉시 결제했다면 미지급금 대신 현금이나 예금 계정이 사용됩니다.

매입 전표는 항상 무엇을 샀는지 → 돈을 지급했는지를 기준으로 생각해야 계정과목이 헷갈리지 않습니다.

4. 부가세를 함께 생각하는 전표 입력

매입·매출 전표에서 초보자가 가장 많이 틀리는 부분이 바로 부가세 처리입니다.

과세 거래라면 매출 시에는 매출세액이 발생하고, 매입 시에는 매입세액이 함께 발생합니다.

전표 입력 시 공급가액과 부가세를 분리해서 입력하지 않으면 부가세 신고 시 자료가 맞지 않는 문제가 발생합니다.

따라서 전표 입력 전 반드시 세금계산서 발행 여부, 과세·면세 여부를 확인하는 습관이 필요합니다.

5. 전표 입력 시 반드시 체크해야 할 순서

전표 입력이 헷갈릴 때는 아래 순서대로 점검하면 실수가 크게 줄어듭니다.

첫째, 이 거래는 매입인지 매출인지 둘째, 돈을 이미 주고받았는지 셋째, 과세 거래인지 면세 거래인지 넷째, 반복 거래인지 일회성 거래인지

이 네 가지 질문에 답이 나오면 계정과목과 전표 구조는 자연스럽게 결정됩니다.

전표는 외워서 입력하는 것이 아니라, 질문을 통해 구조를 이해하고 입력하는 것이 핵심입니다.

6. 정리하며: 전표 입력은 흐름을 이해하면 쉬워집니다

매입·매출 전표 입력은 회계의 출발점이자, 경리 업무 전반을 좌우하는 가장 중요한 작업입니다.

처음에는 어렵게 느껴지더라도 거래의 성격과 돈의 흐름을 기준으로 생각하면 전표 입력은 점점 익숙해집니다.

앞으로 전표를 입력할 때는 숫자보다 먼저 흐름을 떠올리는 습관을 가져보시기 바랍니다.