02. 엑셀[Excel]로 "자금 일보 양식(서식)" 만들기.

02. 엑셀[Excel]로 "자금 일보 양식(서식)" 만들기.

 

안녕하세요.

 

경리 회계 실무 경력 20년 차 "껌블유"입니다.

 

 

오늘의 포스팅 주제는 엑셀[Excel]로 업무 양식(서식) 만들기입니다.

업무를 하다 보면 양식이나 서식 등이 필요할 때가 많다는 걸 알 수 있습니다. 또 한 번 만들어두면 계속 서식(양식)을 복사하여 반복해서 업무를 쉽고 편하게 할 수 있는데요.  한글 프로그램이나 워드 프로그램으로 만들던 서식이나 양식이 무궁무진하게 많지요? 물론 엑셀이 익숙한 분들은 엑셀이 편하다는 걸 알 수 있습니다.

그래서 오늘의 주제는 엑셀로 업무 서식 작성을 보다 쉽고 편하게 작성하는 법을 알려드리려고 합니다.

 

자 그럼 시작하겠습니다.

 

 

1. 필요(목적)에 의한 양식 구상하기

 

먼저, 양식을 무작정 만들기에 앞서 이 양식(서식)이 필요한 이유와 추후 수시로 변경하지 않도록 하기 위해 처음에 만들 때 생각을 많이 해야 합니다. 그 목적에 따라 양식 이름이 지어지듯 자금 일보, 매출 일보, 발주서, 공문, 기안서 등 만들어 볼 수 있습니다.

이 포스팅에선 모든 양식을 다 만들어 볼 수 없지만, 자금 일보 양식을 만들어 보겠습니다.

자금 일보 양식을 먼저 머릿속에 그려보고 엑셀을 연 다음 필요한 내용과 꼭 들어가야 될 내용들을 툭툭 셀에 넣어보세요.

자, 입력하고 계시나요?

일단 자금 일보이니 날짜가 들어가겠지요. 제목, 날짜, 결재란, 계좌의 잔액 표시, 입출금 현황, 내용 등이 있겠네요.

 

 

 

 

2. 복잡한 부분(아랫부분)부터 만들어보기

 

왜? 아랫부분부터 작성하냐고요? 위에서부터 만들다 보면 점점 아랫부분으로 갈수록 표가 들어간다든지, 복잡해질 수 있습니다. 20년 경력에 의하면 아랫부분부터 만들어가는 게 생각보다 시간이 단축됩니다. 만드는 사람 성향에 따라 정말 다를 수는 있겠지만 제 스타일은 아랫부분부터 만드는 게 수월했습니다.

모든 서식이 다 비슷하진 않지만, 아랫부분이 대부분 복잡한 부분에 속했고, 만약 윗부분이 복잡하다면 윗부분부터 하시면 좋습니다.

먼저 엑셀을 실행시켜서 새 통합 문서를 열어주세요.

 

저는 좌측에는 자금 일보 기준일에 발생된 입출금 내역을, 우측에는 기준일의 다음날 발생될 예상 입출금 내역을 만들 거예요. 제일 중요한 입금 출금을 적고 한 5줄 10줄 정도를 생각하고 입금 적은 셀의 5칸을 선택하고 병합하고 가운데 맞춤을 선택해 주었습니다. 또한 공간 활용을 위해 셀 서식 ▶ 맞춤 ▶ 텍스트 세로 방향을 선택하고 확인을 눌러주었습니다.

첨부 사진처럼 필요한 내용들을 적어가며, 현금 발생 부분이나 여러 계좌에서 발생될 상황을 생각하고 구분, 내용(적요), 금액, 각 소계, 소제목 등을 붙여가며 필요한 부분은 병합하고 가운데 맞춤을 활용하여 당일 자금 집행 내역을 먼저 만들었습니다. 당일(금일) 자금집행내역 부분에 필요한 부분이 완성되면 익일 자금 집행 내역도 만들어 계획을 볼 수 있게 만들 건데요. 당일 자금 집행내역 부분인 A열부터 D열까지 셀 너비를 어느 정도 맞추어준 다음 복사하기(Ctrl+C) E열을 선택하여 붙여 넣기(Ctrl+V)를 해주었습니다. 당일→익일로 텍스트 변경을 해주시면 대략 아랫부분은 작성이 되었습니다.

다음 위로 거슬러 올라가서 계좌 현황을 만들어 줄 거예요. 전체적인 정렬이나 테두리, 색상 넣어주기, 텍스트 크기 변경, 굵기 변경 등은 아주아주 마지막으로 건드려 줄 겁니다. 방금 만든 윗부분에 행 추가를 넉넉히 해주세요.

 

윗부분에는 구분(현금, 보통예금), 계좌번호, 전일 잔액, 금일 입금, 금일 출금, 금일 잔액 등을 표로 만들어 줄 건데요.

사진첨부와 같이 먼저 만들었던 아랫부분 열 너비에 맞추어 계좌번호처럼 긴 자릿수가 들어갈걸 예상하고 각 셀을 보기 좋게 위치해두었습니다. 이 부분 또한 필요에 의해 병합하고 가운데 맞춤으로 정리해 줄게요.

어느 정도 정리가 되면 자금 일보 제목과, 작성기준일 등을 적고 나면 전체 선택하여 가운데 정렬을 해주세요.

가운데 부분에 있는 ■ 자금 집행내역 및 계획만 왼쪽 정렬을 해주시면 됩니다.

날짜는 셀 서식 ▶ 표시 ▶ 형식 탭에서 ▶ 날짜 형식을 선택하고 확인해 줍니다.

 

 각 필요한 수식을 넣어보겠습니다. 전일 잔액의 합계, 금일 입금 합계 등등 SUM 수식을 이용하여, 수동으로 "=" 입력 상태에서 "SUM"을 선택한 후 범위를 지정하고 엔터 해 봅니다.

금일 잔액에 필요한 서식식도 수동으로 "=" 입력 상태에서 화살표 방향으로 셀 선택되는 상태가 되면 다시 "+, -"등을 입력하고 수식이 완성되면 엔터로 마무리할 수 있습니다.

자금 일보 양식인 만큼 천 단위가 넘어가면 , 회계단위 표시가 필요한데요. D열부터 H열까지 금액단위가 들어간 범위를 선택하고, 메뉴바에 보이시는 회계단위 ", "를 클릭해 주세요. 그럼 0 단위가 _ 단위인 회계 표시로 보입니다.

보기 좋게 테두리를 본인 스타일에 따라 해 볼 수 있는데요. 테두리 씌울 범위를 먼저 선택하고, 셀 서식 ▶ 테두리 탭에서 지정 가능합니다. 저는 인쇄 특성상 없음 바로 아래 있는 연약해 보이는 점선을 선호합니다. 큰 표는 굵은 테두리로 표시도 하고, 제목이나 합계, 소계 등 중요한 부분은 원하는 색상을 넣어두면 완성입니다. 

 

 

 

3. "결재란" 추가로 만들어 완성하기

 

자, 잘 따라오고 계십니다. 너무 대단하신데요. 별 거 아닌 거처럼 보이지만 이 정도 양식을 만들 정도면 훌륭하신 겁니다. 마지막 단계인 결재란이 필요하시겠죠?

결재란을 만들기에 앞서 아래 시트를 먼저 추가해주세요. 첨부 사진과 같이 결재, 담당, 대리, 과장, 부장, 대표이사 등을 기입하시고 원하는 스타일에 맞게 만들어 봅니다.

만든 부분을 선택해주세요. 선택하신 후 복사(Ctrl+C) 후 아래 4행 셀을 선택하시고 마우스 오른쪽을 눌러주세요.

여기서 잠깐! 그냥 붙여 넣으시면 안 되고요. 붙여 넣기 옵션 아래에 있는 선택 하여 붙여 넣기를 눌러주세요. 기타 붙여 넣기 옵션에 그림으로 붙여 넣기로 넣어주세요. 그럼 결재인 완성! 만들어 놓고 다른 서식에 붙여 넣기 하여 통일되게 써 볼 수 있겠습니다. 우리는 자금 일보 양식을 완성하였으니 제목 옆에 사진처럼 보기 좋게 위치해 두시면 자금 일보 양식(서식)이 완벽하게 완성되는 모습을 보실 수 있습니다. 여기까지 따라오신다면 정말 대단하신 거예요. ^^

 

자~ 우리 자금 일보도 완벽하게 완성하였습니다. 이제 활용만 잘하면 업무가 단축되겠어요.

활용은 쉽습니다. 매일매일 작성되는 자금 일보는 아래 시트명에 날짜를 "0410" 식으로 적어두고 매일매일 작성하실 때마다 "0411", "0412" 이런 식으로 시트 추가로 작성하시게 될 텐데요.

회계 프로그램을 쓰면 물론 데이터 찾기가 훨씬 빠르시겠지만, 안 쓰는 회사이다 보면 데이터 찾기가 너무 힘드실 거예요. 그래서 방법을 알려드리겠습니다. 예시를 들어서 가나다 상사에 우리 회사가 언제 언제 돈을 주고 했는지 찾아보겠습니다. 우선 자금 일보는 2020년도, 2021년도 식으로 연도별로 1개씩 파일은 만들어 관리하시되, 시트는 하루하루 만들어 주시면 관리하시기 훨씬 수월하십니다. 그렇게 되면 2020년도에 가나다 상사를 검색해볼 때 Ctrl + F라는 찾기 단축키를 눌러보시면, 옵션 부분을 활성화시켜 통합 문서로 선택하고 가나다 상사를 입력 후 모두 찾기를 눌러주시면 가나다 상사가 입력된 시트 명이 모두 나오면서 자료를 빠르게 검토해 볼 수 있답니다. 가나다 만 입력하여 찾아도 나올 수 있겠네요.